前言

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第1章 什麼是TOYOTA職員才知道的「超效率工作術」？

．什麼是TOYOTA傳承多年的「自工程完結」？

．適用於白領職場的「自工程完結」為何誕生？

．適用於白領職場的「自工程完結」誕生

．確認「目的地」、「最短路徑」、「抵達時間」

．在常犯錯的新進員工身上發生的戲劇性變化

．以「自工程完結」為藍圖的「超效率工作術」

．「超效率工作術」會帶來什麼改變？

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第2章? 打造工作流程與行程表

Step1? 思考工作的目的與輸出

．會不會出現「需要重做」的工作，是從接到工作之際的回答方式決定

．開始工作之前，有件事要先確定

．分清楚「要創造的成果」與「該做的事」，工作就會變得順利？

．每個人對「普通」的定義都不同

．必須向委託人進一步確認

．工作「目的」與「目標」的差異

．做事做一半的人的共通毛病

．常失誤的人最常忘記的事情

．「追求最佳輸出」是正確的嗎？

．追求「最佳品質」的缺點

．思考輸出之際最重要的事

．輸出有兩種

．檢查輸出結果是否模棱兩可的最強工具

．有九成的人搞錯輸出的內容

．兩種檢查「輸出是否正確」的方法

．「上次也這麼做，所以這次照做」會讓改善踩煞車

．這個輸出結果真的有必要嗎？

．在開始工作之前，提升「安心感」的簡單方法

．在最終的輸出結果仍不清楚的情況下，該如何下達指令

．從明天開始實踐 ?

將目的與輸出的示意圖具體畫在紙上，並向委託人或上司確認內容

Step2? 列出粗略的待辦事項與建立行程表

．你的工作習慣是想到什麼就做什麼嗎？

．建立最短流程的第一步

．別被之前的工作流程綁住手腳

．讓工作效率提升至最高境界！調整「待辦事項的順序」

．不先安排順序的缺點

．行程表要從後面的順序開始撰寫

．反向安排行程，可找出各種問題的對策

．除了待辦事項，需另外編入行程表的內容

．從明天開始實踐 ?

以單日為單位，將待辦事項排入行程表

Step3? 將粗略的待辦事項細分為作業步驟

．不斷延後的工作都有共通之處

．「分解」的威力

．分解待辦事項的祕訣

．「不知該分解至何種地步」時的對策

．每項作業必然有存在的理由

．從明天開始實踐 ?

以單日為單位，將分解完成的作業排成行程表

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Step4? 思考分解作業完成之後的最佳狀態

．要注意失誤的瞬間

．定義作業完成的狀態

．建立大家都能了解的「作業完成」基準

．檢查事項不夠明確可能出現的失誤

．該責怪的不是人，是制度

．建立防範失誤於未然的制度

．正確與錯誤的檢查事項

．從明天開始實踐 ?

作業完成時的狀態為何？從這點思考檢查事項的具體內容

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Step5? 了解作業所需的「物品」與「資訊」

．出現多餘步驟的原因

．要完成作業，會需要哪些東西？

．預留「時間」、「場地」是工作的第一優先事項

．「資訊」也是重要物資

．避免必備事項缺漏的方法

．不一定非得準備必要的物品或資訊

．從明天開始實踐 ?

想像作業流程，思考必要的物品或資訊

流程的細膩度有多重要

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第3章 ?讓別人參與工作，進一步提升效率

Step6? 思考工作的分配方式

．自己扛下一切的人通常都抱持著「自己很能幹」這種幻想

．問題已顯而易見

．求助他人之前最重要的事

．將工作交給他人的基準

．成果的優劣有九成是由委託工作的方式決定

．對方無法拿出理想工作成果的原因

．為什麼那個人總能得到旁人的協助呢？

．一步步修正行程

．從明天開始實踐?

無法獨力完成的作業或是別人比較擅長的作業，都可試著尋求協助

Step7 與相關人士分享流程與行程表

．請別人找出問題，流程與行程表就會更完美

．分享流程與行程表的好處

．無須承受來自上司或相關人士多餘的壓力

．徹底活用建議的方法

．當場修正比較好的兩個理由

．有效率地推動工作 ?報告、聯絡、商量的理想時間點

．報告進度的時間點一決定，就該立刻執行的事

．從明天開始實踐?

與上司、相關人士分享擬好的流程與行程表

Step 8 行程表的進度管理

．你的行程表通常是「僅供參考」嗎？

．行程落後時的當務之急

．TOYOTA探究原因的方法

．TOYOTA追上進度與避免重蹈覆轍的基本措施

．進度常落後的人與總能追回進度的人有何差異

．研擬挽回進度的策略

．知道難以獨力挽回時，「就算是壞消息，也要立刻報告」

．「壞消息優先說」的前提

．找不到幫手，難以追回進度時的對策

．擬定調整方案時，一定要做的一件事

．未事先取得同意，就擅自延後期限或是調降輸出品質的人會有什麼下場

．從明天開始實踐?

管理行程的進度，早一步處理進度落後的問題

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第4章? 邁向下一項工作的工作術

．工作結束後，是絕佳的成長機會

．反省流程與輸出品質，再找出可改善的部分

．輕鬆熟悉下一項工作的祕訣

．有些重點只會在工作過程中浮現

．提升例行公事效率的工具

．提升職場整體效率的超簡單絕招

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．結語

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前言



　　．為何想著早點回家，卻遲遲無法下班？



　　「今天無論如何都要早點回家。」



　　明明每天早上都這麼想，明明整天忙得分身乏術，工作進度卻還是不如預期，最後還是拖過晚上十點才回家。回到家，看個電視，吃個晚餐，洗個澡，就睡覺。



　　隔天，面對一成不變的早晨。



　　回過神才察覺，自己早已累積沉重的疲勞，為了消除這些疲勞，只好在週末好好放鬆一下。

　　你是否也是每天過著這樣的生活？

　　在此，將要為這樣的你帶來一個好消息。

　　只要改變「工作方式」，你的每一天將有意想不到的改變。

　　聽到這，或許你會覺得：「事情哪有那麼簡單。」

　　但我敢跟你打包票，一切將會改變。

　　你只是還不知道提升工作效率的方法而已。

　　只要學會有效率的工作方式，並且開始實踐，一定能為工作帶來不一樣的成果，也會以不同的方法使用時間，每一天也將愈來愈不一樣。



　　．讀了相關書籍，聽了相關的建議，還是過著不見天日的每一天

　　為什麼我敢把話說得這麼滿？

　　那是因為我原本也屬於工作效率不彰的那一群人。

　　大學畢業後，我便進入TOYOTA汽車服務，擔任文書綜合職務。

　　還記得TOYOTA是我的第一志願，剛進入公司的我，是個開心又充滿幹勁的新進員工。

　　但老實說，從進入公司到服務滿兩年這段時間，我一點都不開心。

　　雖然當時在工作上得到滿滿的成就感，工作環境也非常舒適，但我還是開心不起來。

　　不開心的原因就在自己身上。

　　因為當時的我不知道該怎麼工作。

　　我不知道自己缺少什麼。

　　當時的我，每天被上司罵、被前輩念，過著無所適從的每一天。

　　或許各位會覺得：「進公司三年，本來就這樣。」



　　但當時的我真的覺得：「要到什麼時候我才能不再被罵，找到對的方向？」那三年簡直是度日如年。

　　到底該怎麼做，工作才會順利呢？

　　到底該怎麼做，才不會惹上司生氣呢？

　　我找了好多方法，讀了好多書，也向前輩請益，但還是一知半解。

　　雖然我學了很多小撇步與想法，但這些知識終究像盤不成體系的散沙，沒有辦法讓我學會「順利完成工作的方法」。

　　為什麼只有我這麼遜？

　　為什麼每天加班到深夜，工作還是做不完？

　　當時的我不知道問題在哪裡，只能過著一天數過一天的生活。



　　．沒辦法早下班的人的特徵

　

　　現在回過頭看看當初的自己或是沒辦法早下班的人，才知道問題在哪裡。

　　問題就是「重做」與「多餘」的作業太多。

　　這就是造成加班的兩大原因。

　　工作流程有多餘的步驟與作業，因為失誤、誤會、事前確認不足，導致某些工作重頭來過……

　　這些都比想像的還要浪費時間，下班時間當然會一再延後。

　　只要有一項作業或資料的製作拖太久，就會排擠原本該在這個時段執行的工作，後續的工作也得跟著往後，最後導致工作堆滿桌，「怎麼做也做不完」、「要做的工作多得數不清」的狀態，形成慢性晚下班的症狀。



　　由此可知，讓我們無法早下班的萬惡之首，莫過於「重做」與「多餘」的作業。



　　．為什麼會出現「重做」與「多餘」的作業呢？



　　話說回來，不會有人希望老是「重做」吧？

　　既然如何，又怎麼會老是出現需要「重做」或是「多餘」的作業呢？

　　其原因在於工作之前，沒有擬訂清楚的工作流程。

　　比方說，上司要求你在兩週之後完成企劃書。

　　你心想：「反正是兩週後才要交，先搞定手邊的工作比較要緊。」而把時間用在手邊的工作。



　　等到回過神來，才發現距離期限已不到一週，心裡焦急著：「不趕快開始不行！」匆忙將之前想過的內容做成資料，但是收集數據與參考資料比預期更花時間。



　　把好不容易完成的資料呈給上司看，卻遭到上司連番批評，一會說：「這邊的資料不夠。」一會又問：「這種情況該怎麼應對？」或是失望地說：「我原本以為你會想得更仔細一點。」為了挽救自己的失態，只好今天又加班。



　　之所以會讓自己陷入這種惡性循環，全因沒有事先擬定清楚的流程與行程表，以「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的心態面對工作。



　　若是找點參考資料就能應付的企劃書，或是每天的工作報表，這種工作態度或許還能應付一下。



　　若要第一次製作的大企劃或大案件，抑或會議資料，以這種遇到問題再解決問題的工作態度面對，當然會產生需要重做或多餘的作業。



　　．花兩小時投資的絕大好處



　　戒掉之前「毫無準備就開始工作」的壞習慣，改成先規劃流程再開始工作的好習慣。

　　如此一來，一切的問題都解決了。



　　「事前準備好像很麻煩……」

　　「花在事前準備的時間好浪費……」



　　或許大家會有這類想法，不過只要習慣了，大概只需要一小時就能完成事前準備，再怎麼不習慣，也只需要兩小時就能搞定。



　　如果這兩小時的投資能避免「重做」或「多餘」的作業，就能比之前的情況節省好幾天的時間。



　　這不就是欲速則不達的道理嗎？

　　願不願意投資這兩小時，將帶來極大的改變。

　　比起那些縮短作業時間的小聰明，投資這兩小時更能大幅節省時間。

　　忙的時候的確會很想立刻開始工作，會覺得連兩個小時都捨不得投資。

　　但投資這兩小時的好處，可不只是縮短工作時間。



　　這兩小時的投資不僅能節省好幾天的時間，還能提升「輸出的品質」，也比較容易請別人分擔工作，或是能在適當的時間點與上司或相關人士報告、聯絡與商量，與同事之間的溝通也因此變得更圓滑。



　　如此一來，被問到：「那件工作的進度到哪了？」也不會覺得有壓力。

　　這就是讓工作方式產生巨變的兩小時。



　　．從TOYOTA創業以來持續活用



　　減少浪費、提升品質的方法終於體系化

　　話說回來，該怎麼擬訂流程與行程表呢？



　　答案就藏在TOYOTA的「自工程完結」方法裡。「自工程完結」原本是在TOYOTA製造現場生產優質產品的重要概念。TOYOTA的強項在於高品質，也因為建立了如此細緻的製造流程，才能製造出如此優質的產品。



　　而且這個流程已寫成一定能生產出優質產品的「作業標準書」，也就是所謂的制式手冊，經過各製造現場的沿用與改善之後，不管是新人還是新的管理者，都一定能依照這本手冊製造相同品質的汽車。



　　換言之，「只要建立縝密的流程，誰都能迅速而穩定地產出好結果」。



　　只可惜這個概念，也就是這本「作業標準書」只於製造現場使用。

　　當年的我負責將這個概念整理成完整的體系與步驟，讓這個概念得以在製造現場之外的白領職場實踐，讓全世界的TOYOTA沿用相同的研修課程。



　　當時，我負責編撰全世界TOYOTA企劃使用的教科書，設計國外子公司研修講師培育課程與擔任該研修課程的講師。



　　除了擔任研修課程的講師之外，我也從每天的工作與指導後輩的過程實踐以白領為對象的「自工程完結」，因此當時的我是公司之內，最了解「自工程完結」，最親身實踐的員工。



　　在實踐的過程中，我發現這個方法能在面對第一次處理的工作或是大型企劃、活動發揮極佳的效果。



　　「該怎麼推動工作？」

　　「該怎麼趕上期限？」



　　這些不安都會煙消雲散。



　　而且再也不會出現需要重做或多餘的作業，還能輸出最佳的成果。

　　輸出指的是成果或是工作結束的狀態。



　　本書所說的輸出不只是企劃書、簡報資料這類具體可見的成品，還有會議、顧客資訊、服務這類無形的成品或結果。



　　即使是做過千百萬次的例行公事，也可建立沒有絲毫多餘作業的流程或行程，以求更有效率地完成。



　　本書介紹的「超效率工作術」是以經過TOYOTA漫長歷史淬煉的「自工程完結」方法為雛型，改良成適合於TOYOTA之外的白領職場實踐的方法。



　　．兼顧「速度」與「品質提升」



　　──運用「TOYOTA職員才知道的超效率工作術」的三個優點



　　離開TOYOTA創業到現在，我有很多機會從事類別完全不同的工作，每一次，我都運用這個方法締造成果。



　　此外，許多顧客在經過我的個別指導或是由我擔任顧問後，產出的品質都大幅提升，工作流程也變得更有效率。



　　將TOYOTA經年累月傳承的「自工程完結」改良成適合白領上班族使用的「超效率工作術」，讓重做或多餘的作業不再出現後，我深刻感受到下列三種變化。



　　第一種變化，是能更有效率地創造工作成果，因為不再需要於流程或某些步驟浪費時間與能量。



　　一旦工作效率提升，可在更短的時間之內完成相同的工作量，成為「工作有效率的人」。如此一來，原本忙得無法承接新業務的你，就有機會從事新的工作或是重要工作，也更有機會在工作上表現，身邊的人也會對你多幾分讚賞。



　　第二種變化，是能在預定的時間之內完成工作，因為不太會突然出現需要重做的工作。



　　能在預定時間之內完成工作，意味著能隨心所欲控制工作的節奏，例如想早點回家就能早點回家，想要多努力一點就主動留在公司加班。



　　這麼一來，再也不用犧牲私人時間，空下來的時間可以享受天倫之樂，也可以去健身房運動，或是去吃頓大餐犒賞自己，當然也可以學點東西，充實自己的私生活。生活型態將為之驟變。



　　第三種變化，是更有工作意願。



　　需要重做的工作減少後，用心準備的成品被否定時比較不會那麼失望，也比較不會因為「得從頭開始想」而感到挫折，在工作上更有表現，也更有機會從事之前想做、卻苦無機會的工作，工作意願將因此變得更強，工作也變得更開心。



　　．任何業界、職業都可使用



　　濃縮了這項方法的菁華



　　為了讓剛剛列出的那些變化在你身上發生，本書將「超效率工作術」整理成八個步驟，佐以詳盡的解說，以便每個人都能付諸實踐。



　　第一章「什麼是只有TOYOTA員工知道的『超效率工作術』？」將介紹作為雛型的「自工程完結」方法，同時解說「理想的工作方式」。



　　第二章「打造工作流程與行程表」則以步驟說明的方式，解說超效率工作術的核心，也就是如何建立流程與行程表。流程與行程表將在本章先行完成。



　　第三章「讓別人參與工作，進一步提升效率」則是與相關人士共享自己擬訂的流程與行程表，提升流程與行程表的品質。也會解說讓相關人士參與計畫，借重他人的智慧，讓工作更容易推動的方法。



　　不擅長報告、聯絡與商量的人可透過本章介紹的方法學會這些技巧。



　　本書將明天就該立刻實踐的內容整理成不同的重點，希望大家立刻試著實踐，即使只先實踐STEP1，或是只實踐各STEP的一部分都好，只要開始實踐書中介紹的方法，哪怕只有一點點，你的工作方式都將為之劇變。



　　第四章「邁向下一項工作的工作術」則解說在工作結束後，自我升級的祕訣。若能連這些祕訣都一一實踐，你的工作能力將更上一層樓。



　　話不多說，讓我們立刻開始實踐吧。



　　由衷盼望本書能為你的人生帶來變化。

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